Intern reglement
Petanqueclub Den Egger vzw
Scherpenheuvel-Zichem
ARTIKEL 1 ALGEMEEN
Dit intern reglement preciseert de algemene regels voor de goede werking van de sportvereniging “Petanqueclub Den Egger vzw”, hierna de vereniging.
Dit intern reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de recentste versie van de statuten van de vereniging, zoals die op de Ondernemingsrechtbank werden gepubliceerd. In geval van discrepantie tussen statuten en intern reglement, zullen de statuten steeds voorrang hebben.
Ieder lid van de vereniging is geacht kennis te hebben genomen van dit intern reglement en zal zich houden aan de bepalingen van dit reglement. Door de aansluiting bij de vereniging aanvaarden alle leden de reglementen en gedragscodes van de vereniging en de sportfederatie waarbij de vereniging is aangesloten met inbegrip van het tuchtreglement en de bevoegdheid van deze sportfederatie.
ARTIKEL 2 COÖRDINATEN
De zetel van de vereniging is gevestigd: Galissenstraat 4 bus 5, 3270 Scherpenheuvel-Zichem;
De speelterreinen bevinden zich: links van de Stedelijke Sporthal, August Nihoulstraat 72, 3270 Scherpenheuvel-Zichem.
ARTIKEL 3 LEDEN
De vereniging bestaat, zoals in de statuten bepaald, uit verschillende soorten leden:
- Werkende leden: maken deel uit van en hebben stemrecht op de algemene vergadering. De voorwaarden waaraan de werkende leden moeten voldoen worden bepaald in de statuten. Een lijst van werkende leden wordt bijgehouden op de zetel.
- Toegetreden leden: ondersteunen de doelstelling van de vereniging en nemen actief deel aan de activiteiten binnen de vereniging
.
Hun rechten en plichten worden, in voorkomend geval, beschreven in de statuten van de vereniging.
Alle leden verbinden zich tevens tot volgende afspraken:
- Ieder lid wordt gewezen op het bestaan van de statuten en het intern reglement van de vereniging. Beiden zijn raadpleegbaar op de website van de club: https://pcdenegger.be. Een exemplaar wordt bezorgd aan de leden die erom verzoeken.
- Ieder lid verbindt zich ertoe om de statuten, het intern reglement en alle andere richtlijnen en gedragscodes van de vereniging te zullen naleven. Ieder lid zal tevens alle regels opgelegd door de Petanque Federatie Vlaanderen waarbij de vereniging aangesloten is, naleven. Bij schending hiervan kan een tuchtsanctie opgelegd worden zoals hierna bepaald.
- Ieder lid vertoont steeds onberispelijk, verantwoord en sportief gedrag met respect voor de werking van de medewerkers, andere leden en materiaal van de vereniging.
- Ieder lid kan klachten, wensen of voorstellen indienen bij het bestuur van de vereniging. Het bestuur engageert zich ertoe om het vragende lid binnen een redelijke termijn van antwoord te voorzien.
- Ieder lid geeft zo snel mogelijk een wijziging van zijn gegevens door aan het bestuur van de vereniging.
- Ieder lid betaalt tijdig het lidgeld.
ARTIKEL 4 LIDMAATSCHAP
Iedereen mag maximum driemaal petanque spelen in clubverband zonder er lid van te zijn.
Vanaf de leeftijd van 10 jaar kan men een aanvraag tot lidmaatschap indienen.
4.1. Een aanvraag tot aansluiting bij de club gebeurt door het indienen van volgende ingevulde en ondertekende formulieren:
- Aanvraagformulier lidmaatschap Petanqueclub Den Egger;
- Aansluitingsformulier Petanque Federatie Vlaanderen (PFV).
Beide documenten zijn beschikbaar op de website van de vereniging en worden op eenvoudig verzoek op papier aan de verzoeker overhandigd.
De aansluitingsvoorwaarden worden omschreven in de statuten van de vereniging en van de PFV. De aanvaarding en het respecteren van de bepalingen van het intern reglement is één van deze essentiële voorwaarden.
Bij de inschrijving in de club, aanvaardt het lid dat de nodige gegevens ook zullen worden doorgegeven aan de Petanque Federatie Vlaanderen waarbij de vereniging is aangesloten. Op die manier kan het lid aangesloten worden bij deze sportfederatie, teneinde de verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen ten gunste van het lid te kunnen garanderen.
Voor minderjarigen of personen onder bewind zal steeds een ouder of wettelijke vertegenwoordiger zijn/haar toestemming moeten verlenen alvorens de aansluiting gerealiseerd kan worden.
4.2. De jaarlijkse bijdrage van de leden is tweeledig:
- Enerzijds de bijdrage voor het lidmaatschap bij Petanqueclub Den Egger. Het bedrag wordt jaarlijks bepaald door het bestuursorgaan. De tarieven zijn beschikbaar via de website en worden overhandigd aan de leden die erom verzoeken.
- Anderzijds de bijdrage voor het lidmaatschap bij de PFV waarvan het bedrag bepaald wordt door voornoemde federatie. De personen die kunnen aantonen dat zij de lidmaatschapsbijdrage voor de PFV reeds hebben betaald, zijn vrijgesteld van de betaling via onze vereniging.
Beide lidmaatschapsbijdragen zijn jaarlijks te betalen om lid te zijn van de vereniging voor het lopende werkingsjaar, hetzij van 01 mei tot 30 april
Bij aansluiting tijdens het lopende werkingsjaar blijft de volledige bijdrage verschuldigd.
4.3. Alle leden kunnen de status “Steunend lid” of “Erelid” verkrijgen:
Tenzij ze hiertegen bezwaar uiten wordt hun naam en de voornaam vermeld op de website. Zij kunnen tevens een specifieke lidkaart ontvangen met vermelding van hun status.
Het “erelid” geniet het bijkomend voordeel dat het gratis mag deelnemen aan de door de club ingerichte wedstrijden.
4.4. De ledenbijdrage wordt in geen enkel geval, ook niet in geval van vroegtijdige beëindiging van het lidmaatschap of overmacht in de meest ruime zin (o.a. ziekte, overheidsmaatregelen, weersomstandigheden, overlijden, …), terugbetaald.
ARTIKEL 5 STRUCTUUR
De structuur van de vereniging is als volgt samengesteld:
- De algemene vergadering bestaat uit alle werkende leden en komt minstens éénmaal per jaar samen. Indien nodig kan er een bijzonder algemene vergadering bijeenkomen.
- Het bestuursorgaan bestaat uit: de voorzitter, de secretaris en de penningmeester en de terreinverantwoordelijke. Zij behoren tot de stichtende leden. Bij vervanging worden zij benoemd door de algemene vergadering voor onbepaalde duur. Het bestuursorgaan heeft de taken zoals omschreven in artikel 22 van de statuten.
- De vereniging heeft volgende werkgroep(en):
De adviesraad: deze is samengesteld uit minstens één afgevaardigde van het bestuursorgaan, de kapiteins van de competitieploegen, een redactielid van de website/nieuwsbrief, één of meerdere leden die omwille van bewezen diensten en actieve betrokkenheid bij de club een gevestigde waarde vertegenwoordigen, eventueel aangevuld met deskundigen op het vlak van de te bespreken items. Deze raad kan niet-bindende adviezen verstrekken aan de algemene vergadering en aan het bestuursorgaan.
- Alle bevoegdheden van deze organen, met uitzondering van de werkgroepen, worden bepaald door de statuten van de vereniging.
ARTIKEL 6 VEILIG EN ETHISCH VERANTWOORD SPORTEN
Een veilige en ethisch verantwoorde sportomgeving is essentieel voor alle leden om vrijuit en ongestoord te kunnen deelnemen aan de activiteiten. Onze sportvereniging engageert zich daarom tot het naleven van volgende punten:
- Vrijwilligers worden beschermd door het afsluiten van de nodige verzekeringen;
- Alle leden worden beschermd door de verzekering die inbegrepen is in de ledenbijdrage;
- Er wordt gestreefd naar een vereniging zonder discriminatie, agressie, pesten en/of seksueel grensoverschrijdend gedrag;
- Fairplay en sportiviteit worden hoog in het vaandel gedragen;
- Er wordt gewerkt aan een fysiek veilige omgeving waarin elk lid zich veilig kan bewegen;
- Er heerst een open sfeer waarin iedereen zijn mening kan geven;
- Sfeer, gezelligheid en het leggen van vriendschapsbanden staan centraal.
- Er wordt op een gezonde en medisch verantwoorde manier aan sport gedaan;
- Van alle leden en allen die betrokken zijn bij de vereniging, ook van de supporters, wordt verwacht dat ze zich onberispelijk gedragen en hiermee een voorbeeld zijn voor alle anderen.
Aan dit Intern Reglement kunnen als bijlage gedragscodes gevoegd worden en deze maken er dan integraal deel van uit.
In voorkomend geval dient deze gedragscodes verplicht aanvaard en gerespecteerd te worden. Indien een lid deze verplichting niet respecteert, kan dit een grond tot uitsluiting of schorsing van het betrokken lid bij de sportvereniging zijn.
ARTIKEL 7 TUCHT EN SANCTIES
Wanneer een lid een bepaling van de statuten, het intern reglement, gedragscode of ander reglement geschonden heeft of zich ongepast gedragen heeft, kan een klacht aanhangig gemaakt worden conform de tuchtprocedure van de federatie waarbij de vereniging is aangesloten. Door de aansluiting bij de sportvereniging onderschrijft elk lid het tuchtreglement van de federatie en aanvaardt de toepassing ervan. Meer informatie omtrent dit tuchtreglement vindt men op de website van de PFV.
Daarenboven kan het bestuur van de sportvereniging ter voorkoming van herhaling, om de orde of rust te herstellen of de veiligheid te waarborgen, ordemaatregelen (bv. schorsing deelname training of andere activiteiten) nemen. Dit betreft een bestuurlijke maatregel, geen tuchtsanctie.
ARTIKEL 8 SPORTSPECIFIEKE REGELS
8.1. Volgende vaste recreatieve speeldagen worden vastgelegd:
- dinsdag, donderdag en zondag;
- telkens beginnend om 13.00u (uitgezonderd tijdens de maanden juli en augustus wordt er op donderdag gestart om 18.00 uur);
- de leden worden verzocht minstens 5 minuten voor het aanvangsuur aanwezig te zijn.
Het bestuursorgaan – of bij dringende noodzaak de voorzitter of zijn vervanger – is bevoegd om, ingevolge welke omstandigheden dan ook, de vaste recreatieve speeldagen en de gekoppelde uren te wijzigen zonder dat dit een aanpassing van het intern reglement tot gevolg heeft. Het bestuursorgaan zal in dergelijk geval alle leden hiervan onverwijld in kennis stellen.
8.2. Naast de vaste recreatieve speeldagen kunnen er nog extra speeldagen plaatsvinden:
- In het kader van toernooien of competities;
- In het kader van opendeur- of andere promotionele dagen;
- Op vraag of initiatief van de leden; dit ook door de toegetreden leden.
8.3. In het kader van een veilige beoefening van de sport, legt de sportclub volgende regels op aan de leden:
- Het dragen van gesloten schoenen wordt aangeraden. Kwetsuren te wijten aan het dragen van open schoenen kunnen onder geen enkel beding geclaimd worden via de spelersverzekering en zijn steeds voor eigen risico.
- Boules moeten van metaal zijn maar hoeven geen erkende wedstrijdboules te zijn.
8.4. Verder worden voor de goede werking van de vereniging volgende regels opgelegd aan de leden:
- Indien meer leden aanwezig dan er petanquebanen beschikbaar zijn, kunnen de laatst aangekomen leden pas deelnemen van zodra het eerste spel op een petanquebaan beëindigd is. Telkens een petanquebaan vrijkomt, worden de afgevallen leden terug ingeschakeld.
- het officieel reglement voor de petanquesport wordt gehanteerd:
- Bij discussie kan men een derde vragen om als scheidsrechter op te treden
- Indien er toevallig op het plein een lid van het bestuur of van de adviesraad of een internationaal/nationaal/federaal erkende scheidsrechter aanwezig is, heeft deze voorrang.
- Tijdens het meten door de scheidsrechter dient men min. 2 meter vrije ruimte rondom de scheidsrechter te behouden.
- Heb respect voor de scheidsrechter, aanvaard zijn beslissingen, ook als die beslissingen niet terecht lijken.
- De uitspraak van de scheidsrechter is bindend.
ARTIKEL 9 COMPETITIEPLOEGEN
De vereniging kan 1 of meerdere competitieploegen oprichten. De samenstelling ervan en eventuele latere wijzigingen zullen opgenomen worden in de notulen van het bestuursorgaan.
ARTIKEL 10 SPONSORING
De club kan contracten met sponsors aangaan. In het kader hiervan kunnen de leden communicatie toegestuurd krijgen waarop de sponsors vermeld staan. Daarnaast kan de leden ook gevraagd worden om wedstrijdkledij te dragen waarop het logo van de sponsor(s) is afgebeeld.
ARTIKEL 11 AANSPRAKELIJKHEID
- Ingeval van ongeval in de loop van een training, wedstrijd of andere activiteit van de vereniging, moet het lid dit zo snel mogelijk meedelen aan de betrokken verantwoordelijke en dient een aangifteformulier sportongeval van de PFV te worden ingevuld. Het lid is verzekerd volgens de polisvoorwaarden van de PFV en kan voor de niet gedekte of vergoede schade geen vergoeding vragen van de vereniging. De polisvoorwaarden zijn te raadplegen via de website van de PFV.
- De vereniging is niet aansprakelijk voor de diefstal of de beschadiging van persoonlijke bezittingen van de leden, ook niet gedurende de uitoefening van de sport- of vrijetijdsactiviteiten.
- Ieder lid is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.
- De vereniging kan niet aansprakelijk worden gehouden voor de inbreuken op de bepalingen van dit reglement, begaan door haar leden of door derden.
ARTIKEL 12 PRIVACY
De vereniging verbindt zich ertoe de geldende wettelijke bepalingen rond de privacy van de leden te zullen respecteren. De persoonsgegevens van de leden worden overeenkomstig de privacyverklaring van de club behandeld. Deze privacyverklaring is te vinden op de website van de vereniging.
Elk lid stemt ermee in dat tijdens trainingen, wedstrijden en andere activiteiten van de vereniging foto’s en beeld opnames gemaakt worden waarop het lid afgebeeld wordt. Elk lid stemt er mee in dat deze foto’s en opnames door de vereniging gebruikt mogen worden voor weergave of publicatie op de website, folders, nieuwsbrief of sociale media van de sportvereniging, in welke vorm ook en al dan niet met vermelding van diens naam. Indien een lid dit niet wenst zal hij hiertoe uitdrukkelijk een verklaring afleggen tegenover het bestuur van de vereniging.
Het gebruik van de afbeelding levert geen financiële vergoeding op voor het lid.
ARTIKEL 13 INWERKINGTREDING VAN HET INTERN REGLEMENT
Dit intern reglement kan enkel gewijzigd worden op de wijze zoals in de statuten van de vereniging bepaald. Bij gebreke aan statuten of enige regeling hieromtrent, zal het reglement enkel aangepast kunnen worden door het bestuur van de vereniging.
Dit reglement treedt in werking op 10 oktober 2023